Stop met multitasken ! Dat is misschien niet een uitspraak die je verwacht in een blogpost over productiever werken. We leggen je haarfijn uit waarom dit nu net geen goed idee is. Daarnaast geven we je nog enkele tips mee om efficiënter en productiever te werken, zowel thuis als op het werk.
Stop met multitasken
Multitasken is twee of meer dingen tegelijk doen. Dit is bijvoorbeeld mailtjes en telefoons beantwoorden terwijl je een rapport aan het schrijven bent. Herkenbaar? Velen denken dat dit geen kwaad kan en dat ze juist sneller werken door meerdere zaken tegelijk te doen, maar eigenlijk kunnen we dit helemaal niet. Ons brein werkt met op elkaar volgende processen. Het doet dus de ene taak na het andere. Je brein sluit de ene taak af om zich op de volgende taak te concentreren. Door de hele tijd te switchen tussen het rapport, je mailbox en je telefoon moet je brein een veel grotere inspanning leveren om zich telkens opnieuw op iets anders te focussen.
Volgens een onderzoek van de Harvard Business Review daalt je productiviteit met maar liefst 40% wanneer je de hele tijd van de ene taak naar de andere switcht. Dat is bijna de helft! Je gaat zaken ook veel slechter registeren in je brein waardoor de kans op fouten vier tot vijf keer zo groot wordt. Het steeds wisselen tussen verschillende taken kan je zelfs extra stress opleveren.
Multitasken maakt je dus zeker niet productiever, in tegendeel! Je kan er beter zo snel mogelijk mee stoppen. Multitasken heeft een negatief effect op je focus, productiviteit, mentale gezondheid,…
Plan focustijd in en stop met multitasken
De meeste onder ons hebben het time management op vlak van online meetings en afspraken met derde partijen wel al onder de knie. Maar wanneer is er dan nog tijd voor jouw eigen werk?
Tijd voor jezelf inplannen wordt vaak vergeten. Er is plaats in je agenda dus schieten je collega’s er nog rap een meeting tussen. Daarom is het belangrijk focustijd voor jezelf in te plannen. Bekijk wanneer je hoeveel tijd nodig hebt voor je eigen werk en voorbereidingen. Reserveer deze tijd in je agenda. Gebruik in het begin een planbord zodat je een duidelijk overzicht krijgt. Zo kan je gemakkelijk en snel je collega’s laten weten dat het niet past. Zonder dit visueel voor jezelf vast te leggen zou je dit wel eens kunnen vergeten. Indien je een digitale kalender hebt, kunnen je collega’s zien dat je bezet bent. Zowel je afspraken als focustijd zullen productiever verlopen doordat je weet dat je voor beiden voldoende tijd hebt ingepland.
Tip: wanneer je fysiek op kantoor bent kan je aan de hand van een deurnaamhouder, informatiebord of letterplank aan je deur gemakkelijk duidelijk maken dat je niet gestoord wilt worden (op bepaalde momenten). Vanuit je thuiskantoor kan je, je online status naar bezet veranderen.
Verwijder storende elementen
Maak zo efficiënt mogelijk gebruik van je focus tijd door alle storende elementen (die je zouden doen multitasken) te verwijderen. Wanneer je dus beslist om 2 uurtjes aan een project te werken, kan je best alle meldingen van je mailbox, sociale media en telefoon afzetten.
Bij een Windows computer kan je je meldingen gemakkelijk af- en aanzetten door onderaan rechts op het tekstvak icoontje te klikken en dan bovenaan rechts op ‘Meldingen beheren’ . Dit opent een nieuw venster waarin je de schuifknop ‘Meldingen van apps en andere afzenders ontvangen’ van ‘aan’ naar ‘uit’ kan veranderen. Meer info vind je hier: Microsoft support
Indien iemand je echt heel dringend nodig heeft zullen ze wel bellen. Vertel je collega’s rondom jou dat je eventjes niet gestoord wilt worden. Zonder al deze afleidende elementen zal jij je 2 uur lang puur op je project kunnen focussen en zal je dus veel meer gedaan krijgen.
Zorg voor een ergonomische werkplek
Om efficiënt te kunnen werken is het belangrijk dat je geen fysieke klachten krijgt op de werkplek. Fysieke klachten halen je uit je concentratie en bemoeilijken de efficiënte werking. Zorg dus dat je zowel op kantoor als thuis over een kwaliteitsvolle bureaustoel beschikt. Een monitorstandaard kan nekklachten vermijden. Met een tweede scherm kan je sneller en dus efficiënter werken. Een voetensteun, ergonomische muismat en een extra toetsenbord kunnen allemaal bijdragen tot de productiviteit. Maak het jezelf zo makkelijk mogelijk en maak gebruik van de nodige hulpmiddelen.
Meer tips over ergonomie vind je hier: Ergonomie en houding
Lees ook: Tips voor een goede zithouding
Hou een notitieboekje bij de hand
Heb jij het moeilijk met prioriteiten stellen en je daaraan houden? Maak elke ochtend een lijst met zaken die je die dag wilt doen. Plaats de dringendste taak bovenaan. Zorg ervoor dat de lijst realistisch is.
Bedenk jij vaak zaken die je nog moet doen terwijl je aan een bepaalde taak bezig bent? En onderbreek je dan deze taak om snel hetgeen waaraan je denkt te voltooien? Dan gaat een notitieboekje jou gigantisch helpen om productiever te werken. Elke keer je aan iets denkt dat je nog moet doen, noteer je dit in je notitieboekje en kan je verder met de taak waaraan je bezig bent. Het is uit je hoofd en je kan het niet meer vergeten want je hebt het opgeschreven. Je verliest dus geen tijd met het switchen tussen taken of het blijven denken aan de andere taak die je nog moet doen. Je kan hiervoor ook post-its gebruiken die je dan aan de rand van je beeldscherm of bureau kan kleven.
Breng structuur in je werk
Moet jij soms urenlang zoeken naar een bepaald document ? Maak gebruik van archiefdozen of een ladekast in verschillende kleuren. Op de zijkant je noteren wat erin zit . Je kan hiervoor ook een labelwriter gebruiken. Ontwikkel een kleurencode systeem: bijvoorbeeld geel = offertes, rood = contracten, groen = nieuwe projecten,… Gebruik verdeelstroken en tabs om efficiënt en gemakkelijk bepaalde hoofdstukken op te delen of terug te vinden. Hou je bureau netjes en opgeruimd door alles een vaste plaats te geven. Zo verspil je geen tijd met zoeken en kan je direct aan de slag. Pas dit zowel toe op kantoor als op je thuiswerkplek. Archiefdozen kan je ook gebruiken om dossiers gemakkelijk te verhuizen tussen je verschillende werkplekken. Investeer dus in de nodige hulpmiddelen om je werkplek efficiënter te maken.
Conclusie: stop met multitasken
Niemand kan twee dingen tegelijk. Stop dus met multitasken en begin met single tasking ! Je tijd goed indelen, prioriteiten stellen, afleiding verwijderen en de juiste hulpmiddelen aanschaffen helpen je efficiënter en productiever te werken.
Wil je na het lezen van deze blogpost een planner, bureaustoel of een ander ergonomisch product aankopen om efficiënter te kunnen werken? Surf dan naar Calipage.be (BE) of Calipage.nl (NL) .
Stop jij met multitasken na het lezen van dit artikel? Laat het ons weten in de reacties.
Lees ook: Thuiswerken, hoe doe je dat ?
